Verfahrensdokumentation
Prozesse sauber festhalten, Prüfungen gelassen begegnen.
Eine Verfahrensdokumentation beschreibt, wie in Ihrem Unternehmen Belege, Daten und Buchungen erfasst, verarbeitet, aufbewahrt und geschützt werden. Die GoBD verlangen sie für jedes steuerlich relevante IT-System, und Betriebsprüfer fordern sie immer häufiger an. Fehlt sie oder ist sie veraltet, kann das die Nachvollziehbarkeit Ihrer Buchführung beeinträchtigen.
Wir erstellen Ihre Verfahrensdokumentation gemeinsam mit Ihnen. Dabei durchleuchten wir Ihre Prozesse, halten sie strukturiert fest und zeigen auf, wo Engstellen liegen und welches Optimierungspotenzial besteht. So entsteht ein Nachschlagewerk, das Ihrem Team, neuen Mitarbeitenden und Prüfern Orientierung gibt.
Unsere Leistungen
Ihr Nutzen
- Bestandsaufnahme der Prozesse – Wir erfassen Ihre Abläufe rund um Belege, Buchführung, Zahlungen und Personal Schritt für Schritt, inklusive der eingesetzten Systeme und Zuständigkeiten.
- Erstellung nach GoBD – Wir erstellen die Verfahrensdokumentation mit allen vier gesetzlich vorgesehenen Bausteinen: allgemeine Beschreibung, Anwender-dokumentation, technische System-dokumentation und Betriebsdokumentation.
- Versionierung und Pflege – Wir legen ein Änderungskonzept fest, damit jede Anpassung an Prozessen oder Systemen zeitnah und nachvollziehbar dokumentiert wird.
- Übergabe und Schulung – Wir übergeben Ihnen die Dokumentation verständlich aufbereitet und schulen Ihre Mitarbeitenden, damit die beschriebenen Abläufe im Alltag tatsächlich gelebt werden.
- Optimierungspotenzial sichtbar machen – Beim Dokumentieren identifizieren wir kritische Wege, Engstellen und Verbesserungsmöglichkeiten, die sich in einem Folgeprojekt umsetzen lassen.
- Betriebsprüfung vorbereiten – Wir stellen sicher, dass die Verfahrensdokumentation vorliegt, verständlich ist und im Prüfungsfall ohne Vorlauf vorgelegt werden kann.
- Transparenz - Sie wissen genau, wie Belege und Daten in Ihrem Unternehmen fließen, und erkennen Engstellen, Doppelarbeiten und kritische Schnittstellen. So behalten Sie den Überblick und steuern gezielt.
- Rechtssicherheit - Ihre Dokumentation orientiert sich an den Anforderungen der Finanzverwaltung und ist vollständig, verständlich und für Prüfer nachvollziehbar aufgebaut, sodass mögliche Rückfragen gezielt und unmittelbar geklärt werden können.
- Aktuell bleiben - Änderungen sind mit Datum und Verantwortlichem nachvollziehbar, und frühere Fassungen bleiben für die Betriebsprüfung im Zeitraum erhalten.
- Gelebte Abläufe - Neue Mitarbeitende können sich anhand der Dokumentation schneller einarbeiten, und Ihr Team folgt denselben standardisierten Prozessen. Das Onboarding gelingt ohne lange Abstimmungen.
- Mehr als Pflicht - Die Dokumentation wird zum Ausgangspunkt für Verbesserungen, sodass aus einer Pflichtaufgabe ein echter Nutzen für Ihr Unternehmen entsteht und Ihr Team mit klaren Abläufen arbeitet.
- Gut vorbereitet - Bei einer Betriebsprüfung können Sie die Dokumentation direkt proaktiv vorlegen. Das reduziert das Risiko von Schätzungen und zusätzlichem Aufwand.